Guide d'utilisation Florwork

Aide pour les fleuristes qui utilisent Florwork au quotidien.

Florwork s'ouvre dans le navigateur, sur ordinateur, tablette ou téléphone. Il n'y a rien à installer. Ce guide suit le menu de gauche de l'application, dans l'ordre où vous en aurez besoin.

1. Premiers pas : créer son compte et se connecter

Créer votre compte

Sur le site Florwork, cliquez sur « Essai gratuit » et choisissez une formule.
Remplissez les informations de la boutique (nom, adresse, téléphone mobile) et les vôtres (nom, prénom, fonction, e-mail).
À la fin, Florwork affiche votre code PIN. Notez-le tout de suite : il ne sera plus affiché.

Se connecter

Allez sur la page « Espace boutique » et connectez-vous avec votre adresse e-mail.
Une fois connecté, vous arrivez sur le tableau de bord.

Par où commencer (conseillé)

Configuration : vérifiez les informations de la boutique (SIRET, TVA, adresse).
Configuration › Utilisateurs : ajoutez votre équipe (employés, livreurs).
Configuration › Zones de livraison : créez vos zones et leurs communes.
Catalogue : ajoutez vos produits les plus vendus.
Créez une première commande de test.

2. Le tableau de bord et le choix du vendeur

Le tableau de bord montre en un coup d'œil :

les commandes du jour,
les commandes de demain,
les commandes à problème (échec de livraison, paiement en attente…).

Choisir le vendeur. Plusieurs personnes peuvent utiliser le même poste. Avant de travailler, cliquez sur « Sélectionner un vendeur », choisissez votre nom et tapez votre code PIN. Chaque commande est ainsi rattachée à la bonne personne.

Par sécurité, le vendeur est désélectionné automatiquement après 1 minute sans activité. Il suffit de le choisir à nouveau.

Le bouton « Nouvelle commande » est accessible directement depuis le tableau de bord. « Voir mon site » ouvre votre boutique en ligne dans un nouvel onglet.

3. Les commandes

Créer une commande

Menu Commandes › Nouvelle commande.

Canal de commande : boutique, téléphone, e-mail, ou réseau de transmission.
Type de commande : à livrer ou à prendre en boutique.
Client : commencez à taper le nom, Florwork propose les clients déjà connus. Sinon, saisissez nom, prénom, téléphone et e-mail : le client est enregistré automatiquement.
Produits : choisissez une catégorie puis un produit du catalogue, sa variante (taille) et la quantité. Vous pouvez ajouter des accessoires et une description détaillée du bouquet.
Occasion (anniversaire, deuil, mariage, remerciements…) et message carte. Les messages prédéfinis vous font gagner du temps.
Livraison : destinataire, adresse, commune, zone de livraison (le prix de la zone s'ajoute tout seul), créneau horaire, et instructions (code porte, étage…).
Paiement : « Payé » ou « En attente ».
Vérifiez le récapitulatif et le total, puis enregistrez.

Les notes internes ne sont visibles que par l'équipe, jamais par le client.

Suivre une commande

La liste des commandes se filtre par date (aujourd'hui, demain, toutes) et par statut, et se cherche par nom.

Les statuts d'une commande :

Brouillon : Commande commencée, pas encore validée
En attente / Validée : Commande enregistrée, à préparer
En préparation : Le bouquet est en cours de réalisation
Prête : Prête à partir ou à être retirée
En livraison : Le livreur est parti
Livrée : Livraison confirmée (photo ou signature)
Échec livraison : Destinataire absent, adresse introuvable…
Annulée : Commande annulée

Dans le détail d'une commande, les boutons d'action font passer la commande à l'étape suivante. L'historique garde la trace de chaque changement.

Encaisser

Dans le détail de la commande, passez l'état du paiement à « Payé » et choisissez le moyen : CB, espèces, chèque, virement, CB à distance ou mise en compte client. Si un acompte a été versé, Florwork affiche le reste à payer.

Imprimer le bon de commande

« Visualiser le bon de commande » ouvre un bon prêt à imprimer, avec un QR code que le livreur scannera. Pour une commande importée, c'est le document original qui s'affiche.

E-mails automatiques

Florwork prévient le client par e-mail aux étapes clés : commande confirmée, paiement reçu, commande livrée, problème de livraison, rappel de paiement. Les textes se modifient dans Configuration › Templates d'emails.

4. Importer un bon de transmission

Menu Commandes › Importer une commande.

Cliquez sur « Sélectionner un fichier » et choisissez le PDF ou une photo du bon (Interflora, Florajet, 123fleurs…).
Florwork lit le document et remplit les champs : transmetteur, destinataire, adresse, date et moment de livraison, produits, montant.
Relisez chaque champ : la lecture automatique peut se tromper sur un document flou.
Validez : la commande est créée et le document original reste attaché à la commande.

Astuce : une photo bien à plat, nette et sans reflet donne de bien meilleurs résultats.

5. Les livraisons et l'appli livreur

Côté boutique

Ajoutez vos livreurs dans Configuration › Utilisateurs avec le rôle « Livreur » et leur numéro de téléphone. Florwork leur attribue un code PIN à 4 chiffres, affiché une seule fois à la création : transmettez-le au livreur.

Côté livreur (sur son téléphone)

Ouvrir l'Espace Livreur et se connecter avec son numéro de téléphone et son code PIN.
La liste montre les livraisons d'aujourd'hui, de demain, et les « livraisons à reprendre ».
« Scanner un bon de commande » : le livreur scanne le QR code imprimé sur le bon pour ouvrir la commande.
Il ouvre l'itinéraire, puis à l'arrivée il valide avec une photo et/ou la signature du destinataire, et un commentaire si besoin (« remis au voisin », « pas de réponse »…).
La commande passe en « Livrée » (ou « Échec livraison ») et le client est prévenu par e-mail.

Si le livreur n'a pas pu valider

Dans le détail de la commande, la boutique peut utiliser « Forcer livré » ou « Forcer échec livraison ».

6. Les clients

Menu Clients. Chaque fiche contient nom, prénom, téléphone, e-mail, adresse et notes. Un contact peut être client, destinataire, ou les deux. Florwork tient à jour le nombre de commandes et la date de la dernière.

Les clients se créent tout seuls quand vous saisissez une commande ; vous pouvez aussi les ajouter ou les corriger à la main.

7. Les devis

Menu Devis › Nouveau devis. Idéal pour les mariages, obsèques, baptêmes, communions et décorations.

Renseignez le client, le type et la date de l'événement.
Choisissez le mode de prestation : à livrer (lieu, adresse, heure) ou à récupérer en boutique (heure de retrait).
Ajoutez les prestations ligne par ligne (description, quantité, prix unitaire TTC, TVA 10 % ou 20 %). Les totaux HT et TTC se calculent seuls.
La date de validité est fixée par défaut à 15 jours ; vous pouvez la changer.

Ensuite, dans le détail du devis :

« Visualiser le devis » pour le PDF, à imprimer ou envoyer par e-mail,
« Marquer comme envoyé », puis « Accepté par le client » ou refusé,
une fois accepté : « Transformer en commande » en un clic, avec l'acompte déjà versé.

Statuts : Brouillon, Envoyé, Accepté, Refusé, Expiré.

8. Les factures fournisseurs

Menu Factures fournisseurs.

Fournisseurs : créez la fiche (nom, SIRET/SIREN, TVA intracommunautaire, coordonnées).
Nouvelle facture : glissez le PDF ou la photo de la facture. Florwork l'analyse et propose le fournisseur, le numéro, la date et les montants. Vérifiez, complétez le détail par taux de TVA si vous le souhaitez, puis enregistrez.
La liste se filtre par fournisseur et par statut : À payer, En retard (échéance dépassée), Payée.

9. Le catalogue

Menu Catalogue. Il alimente la prise de commande et votre boutique en ligne.

Catégories : bouquets, plantes, deuil, accessoires… Une catégorie peut avoir des sous-catégories.
Produits : nom, description, photo, catégorie, taux de TVA et mode de prix :
- prix fixe unique,
- variantes Small / Médium / XL avec un prix chacune,
- prix libre (entre un minimum et un maximum).
Option « prix libre supplémentaire à la commande » pour ajouter un montant au produit.
Un produit inactif n'apparaît plus à la commande ni sur le site, sans être supprimé.
Les boutons Modifier, Dupliquer et Supprimer sont sur chaque produit.

10. Le planning de l'équipe

Menu Planning.

Préparez la semaine de chaque employé à partir de plages horaires prédéfinies.
Saisissez le réalisé si les horaires ont changé.
Le récapitulatif mensuel compte les heures et reporte les écarts sur le mois suivant, par rapport aux heures hebdomadaires du contrat (renseignées dans la fiche de l'utilisateur).
Le planning s'imprime en PDF et s'envoie par e-mail à l'équipe.

11. Mon site (boutique en ligne)

Menu Mon site. Votre site reprend les produits, photos et prix de votre catalogue.

En résumé :

Apparence : logo, photo et titre d'accueil, couleur, style d'écriture, « Qui sommes-nous », horaires.
Livraison et retrait : zones et prix, créneaux proposés, commandes du jour même jusqu'à une heure limite, jours fermés.
Paiement en ligne : votre propre compte Stripe (pièce d'identité et IBAN, une dizaine de minutes). Seul le responsable de la boutique peut l'activer.
Mentions légales et CGV : forme juridique, SIRET, médiateur de la consommation…
« Mettre en ligne » (ou « Mettre en pause » à tout moment).

Les commandes passées sur le site arrivent dans vos commandes comme les autres.

Le pas-à-pas complet est dans le Tutoriel boutique en ligne Florwork (document séparé).

12. Mes publications (Facebook et Instagram)

Relier vos comptes (gérant de la boutique)

Configuration › Réseaux sociaux :

Connectez Facebook et choisissez la page de votre boutique.
Pour Instagram, en 3 étapes : passez votre compte Instagram en compte professionnel, reliez-le à votre page Facebook dans les paramètres de la page, puis revenez dans Florwork et reconnectez.
Choisissez le ton des textes que l'IA utilisera, et activez si vous voulez le rappel « Me rappeler de publier » (un e-mail si rien n'a été publié depuis 10 jours).

Tant qu'Instagram n'est pas relié, vous pouvez publier sur Facebook seul.

Publier

Menu Mes publications › Créer un post : une photo (ou une vidéo pour un reel), quelques mots, et l'IA vous propose un texte que vous modifiez librement. Vous pouvez garder des brouillons avant même d'avoir relié vos comptes.

Si un réseau échoue, « Réessayer » ne renvoie que sur ce réseau. Si Florwork ne peut pas confirmer l'envoi, vérifiez votre page avant de republier, pour éviter un doublon.

13. La configuration de la boutique

Menu Configuration (réservé au responsable et à l'administrateur) :

Boutique : Nom, adresse, téléphone, SIRET, TVA, IBAN
Utilisateurs : Ajouter l'équipe, choisir le rôle, les heures au contrat, le code PIN
Messages prédéfinis : Modèles de messages carte réutilisables
Zones de livraison : Nom de la zone, prix TTC, liste des communes
Templates d'emails : Modifier les e-mails automatiques envoyés aux clients
Réseaux sociaux : Relier Facebook et Instagram
Sauvegardes : Exporter toutes vos données, restaurer une sauvegarde
Modules : Voir les modules disponibles et à venir

Sauvegardes : exportez régulièrement vos données. À la restauration, choisissez « Fusion » (ajoute sans rien effacer). « Écrasement complet » remplace tout et est irréversible.

14. Les statistiques

Chiffre d'affaires, nombre de commandes, livraisons et panier moyen, sur 7 jours, 30 jours, le mois ou l'année, avec la courbe d'évolution du chiffre d'affaires.

15. Votre abonnement

Menu Votre abonnement : voir votre formule, en changer, ajouter ou retirer une option, et télécharger vos factures Florwork. Un module marqué « Option » dans le menu n'est pas compris dans votre formule : il s'ajoute depuis cette page.

16. Qui peut faire quoi (rôles)

Tableau de bord, commandes, clients : Administrateur (gérant), Manager, Employé
Supprimer une commande : Administrateur (gérant), Manager
Devis, factures fournisseurs, catalogue, planning : Administrateur (gérant), Manager
Préparer des publications : Administrateur (gérant), Manager, Employé
Publier sur les réseaux : Administrateur (gérant), Manager
Relier les réseaux, activer le paiement en ligne : Administrateur (gérant)
Configuration, Mon site, abonnement : Administrateur (gérant)
Appli livreur : Administrateur (gérant), Manager, Livreur

Un menu grisé signifie que votre rôle n'y a pas accès.

17. Questions fréquentes

J'ai oublié mon code PIN. Demandez au gérant de la boutique : il peut vous en attribuer un nouveau en modifiant votre fiche dans Configuration › Utilisateurs.

Le vendeur se désélectionne tout seul. C'est voulu : au bout d'une minute sans activité, Florwork demande à nouveau le vendeur, pour qu'une commande ne soit pas enregistrée au nom d'un collègue.

Un menu est marqué « Option ». Ce module n'est pas inclus dans votre formule. Vous pouvez l'ajouter depuis Votre abonnement.

Un menu est grisé. Votre rôle n'y a pas accès. Voyez avec le gérant de la boutique.

L'import d'un bon a mal lu une information. Corrigez le champ avant de valider. Le document original reste joint à la commande pour vérifier à tout moment.

Le livreur ne peut pas scanner le QR code. Vérifiez que le navigateur du téléphone a l'autorisation d'utiliser l'appareil photo. Sinon, la boutique peut valider la livraison avec « Forcer livré ».

Le client n'a pas reçu l'e-mail. Vérifiez l'adresse e-mail sur la commande et demandez-lui de regarder ses courriers indésirables.

Comment transformer un devis en commande ? Passez le devis en « Accepté par le client », puis cliquez sur « Transformer en commande ».

Instagram ne se relie pas. Le compte doit être professionnel (Entreprise ou Créateur) et relié à votre page Facebook. Ensuite, reconnectez-vous depuis Configuration › Réseaux sociaux.

Mes données sont-elles en sécurité ? Chaque boutique ne voit que ses propres données. Pensez aussi à faire un export régulier dans Configuration › Sauvegardes.

Florwork marche-t-il sur tablette et téléphone ? Oui, dans le navigateur, sans rien installer.

Comment vous joindre ? Par le formulaire de contact du site Florwork ou depuis votre espace. Réponse sous 24 h en semaine. Une séance de prise en main est proposée au démarrage, à distance ou en boutique.